Мы используем куки (cookies), чтобы ваше пребывание на сайте было максимально комфортным
1. Общие положения
1.1. В целях выполнения норм действующего законодательства Российской Федерации в полном объеме ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» (далее — Оператор) считает важнейшими своими задачами соблюдение принципов законности, справедливости и конфиденциальности при обработке персональных данных, а также обеспечение безопасности процессов их обработки.
1.2. Настоящая политика организации обработки и обеспечения безопасности персональных данных в ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» (далее — Политика) характеризуется следующими признаками: 1) разработана в целях реализации требований действующего законодательства Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных; 2) раскрывает способы и принципы обработки Оператором персональных данных, права и обязанности Оператора при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также включает перечень мер, применяемых Оператором в целях обеспечения безопасности персональных данных при их обработке; 3) является общедоступным документом, декларирующим концептуальные основы деятельности Оператора при обработке и защите персональных данных.
1.3. Оператор до начала обработки персональных данных осуществил уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных. Оператор добросовестно и в соответствующий срок осуществляет актуализацию сведений, указанных в уведомлении.
2. Основные понятия, используемые в Политике
Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Оператор персональных данных (оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
Специальные категории персональных данных — особые категории персональных данных, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, членства в профсоюзах, состояния здоровья и интимной жизни.
Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность.
Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения, — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном настоящим Федеральным законом.
Ответственный за организацию обработки персональных данных — физическое или юридическое лицо, назначаемое ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» ответственным за организацию обработки персональных данных.
Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Субъект персональных данных, давая согласие на обработку своих персональных данных, должен быть проинформирован о целях их обработки. Цели обработки должны быть включены в форму согласия субъекта персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
3. Основные права и обязанности Оператора.
3.1. Оператор имеет право:
1) получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и/или документы, содержащие персональные данные;
2) требовать от субъекта персональных данных своевременного уточнения предоставленных персональных данных.
3.2. Оператор обязан:
1) обрабатывать персональные данные в порядке, установленном действующим законодательством РФ;
2) рассматривать обращения субъекта персональных данных (его законного представителя) по вопросам обработки персональных данных и давать мотивированные ответы;
3) предоставлять субъекту персональных данных (его законному представителю) возможность безвозмездного доступа к его персональным данным;
4) принимать меры по уточнению, уничтожению персональных данных субъекта персональных данных в связи с его (его законного представителя) обращением с законными и обоснованными требованиями;
5) организовывать защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства РФ.
4. Основные права и обязанности субъектов персональных данных
4.1. Субъект персональных данных имеет право на получение сведений об обработке его персональных данных Оператором.
4.2. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения этих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не могут быть признаны необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
4.3. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
4.4. Для реализации и защиты своих прав и законных интересов субъект персональных данных имеет право обратиться к Оператору. Оператор рассматривает любые обращения и жалобы со стороны субъектов персональных данных, тщательно расследует факты нарушений и принимает все необходимые меры для их немедленного устранения, наказания виновных лиц и урегулирования спорных и конфликтных ситуаций в досудебном порядке.
4.5. Субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора путем обращения в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.
4.6. Субъект персональных данных имеет право на отзыв согласия на обработку персональных данных.
4.7. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и/или компенсацию морального вреда в судебном порядке.
4.8. Субъект персональных данных обязан предоставлять Оператору только достоверные данные о себе, а также предоставлять документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели обработки.
4.9. Субъект персональных данных обязан сообщать Оператору об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.
4.10. Лицо, передавшее Оператору недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несет ответственность в соответствии с законодательством РФ.
5. Цели сбора персональных данных
5.1. Обработка персональных данных в ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
5.2. Персональные данные обрабатываются ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» в следующих целях:
1) привлечение и рассмотрение кандидатов на замещение вакантных должностей, в том числе посредством проверки и запросов дополнительной информации, для оценки деловых качеств с целью принятия решения об отказе/заключения трудового договора, или включения в кадровый резерв с целью возможного трудоустройства в будущем;
2) заключение с субъектами персональных данных любых сделок и договоров, и дальнейшее исполнение обязательств по заключенным сделкам и договорам;
3) информирование субъектов персональных данных в рамках профессиональной деятельности, включая информирование о мероприятиях, проводимых и (или) организуемых ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ»;
4) проведение ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» опросов, интервью, лекций, и других мероприятий с участием субъектов персональных данных;
5) обеспечение законных интересов ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ», включая поддержание внутреннего порядка, защиту имущества и собственности;
6) соблюдение и исполнение обязательных требований законодательства Российской Федерации в области обязательного медицинского, пенсионного страхования, трудового, гражданского и налогового законодательства, охраны труда и т. п.;
7) ведение кадровой работы и организация учета сотрудников (работников) ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ»;
8) регулирование трудовых и иных, непосредственно связанных с ними отношений, включая содействие сотрудникам (работникам) в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, а также установление размера заработной платы, расчет заработной платы и ее выплату, и обеспечение личной безопасности сотрудников;
9) осуществление представительства, в том числе оформление доверенностей;
10) осуществление хозяйственной деятельности, включая отправку и получение корреспонденции и иных почтовых отправлений, а также предоставление доступа к ИТ ресурсам оператора и оказание поддержки в их использовании;
11) организация пропускного режима на территорию Оператора;
12) получение (регистрация) и хранение персональных данных и их носителей в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними регламентами ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» для осуществления деятельности, предусмотренной Уставом Общества;
13) аналитика действий пользователей на веб-сайте Оператора и обеспечение функционирование веб-сайтов, а также регистрация на интернет-сайтах оператора;
14) осуществление раскрытия информации и обеспечение соблюдения требований законодательства при принятии управленческих решений;
15) коммуникация в экстренных случаях;
16) организация и проведение маркетинговых мероприятий, в том числе акций и программ лояльности, с участием субъектов персональных данных;
17) обратная связь с субъектами персональных данных, в том числе приём и обработка их запросов и обращений;
18) формирование и ведение базы данных для предоставления субъектам персональных данных информации посредством информационной рассылки, в том числе рекламного характера;
19) формирование и ведение базы данных, содержащей персональные данные физических лиц — представителей юридических лиц и индивидуальные предпринимателей, для осуществления деловых контактов;
20) осуществление иных функций, полномочий и обязанностей, возложенных на ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» законодательством РФ и внутренними регулирующими документами ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ».
5.3. ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» не обрабатывает персональные данные, несовместимые с целями сбора персональных данных.
5.4. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой.
6. Правовые основания обработки персональных данных
6.1. Политика разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных.
6.2. К правовым основаниям обработки персональных данных в соответствии с которыми ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» осуществляет обработку персональных данных, кроме законодательства Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных, также относятся:
1) уставные документы Оператора;
2) договоры, заключаемые между ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ» и субъектами персональных данных;
3) согласия субъектов персональных данных на обработку персональных данных;
4) иные основания, когда согласие на обработку персональных данных не требуется в силу закона.
6.3. Во исполнение Политики руководителем Оператора утверждено «Положение об организации обработки и обеспечении безопасности персональных данных в ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ», а также приняты иные локальные акты Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных.
7. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
7.1. Оператор в своей деятельности обеспечивает соблюдение принципов обработки персональных данных, указанных в ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
7.2. Оператор обрабатывает следующие категории субъектов ПДн:
1) Соискатели;
2) Сотрудники;
3) Уволенные сотрудники;
4) Родственники сотрудников;
5) Клиенты;
6) Пользователи/посетители веб-сайта Оператора;
7) Физические лица — представители юридических лиц, индивидуальные предприниматели.
7.3. Ниже приведены состав обрабатываемых ПДн и цели обработки ПДн для каждой категории:
1) Состав обрабатываемых ПДн:
⠀⠀1) Соискатели:
⠀⠀2) Сотрудники и уволенные сотрудники:
⠀⠀3) Родственники сотрудников:
⠀⠀4) Клиенты:
⠀⠀5) Пользователи/посетители веб-сайта Оператора:
⠀6) Физические лица — представители юридических лиц, индивидуальные предприниматели:
7.4. Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки и, в случае необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.
7.5. Оператор обрабатывает специальные категории персональных данных при условии письменного согласия соответствующих субъектов персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
8. Порядок и условия обработки персональных данных
8.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором при условии получения согласия субъекта персональных данных, за исключением установленных законодательством РФ случаев, когда обработка персональных данных может осуществляться без такого согласия.
8.2. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении своих персональных данных и дает согласие свободно, своей волей и в своем интересе.
8.3. Согласие дается в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, согласие оформляется в письменной форме.
8.4. Согласие может быть отозвано путем письменного уведомления, направленного в адрес Оператора почтовым отправлением.
8.5. Обработка персональных данных Оператором осуществляется следующими способами:
1) неавтоматизированная обработка персональных данных;
2) автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
3) смешанная обработка персональных данных.
8.6. Оператором не принимаются решения, порождающее юридические последствия в отношении субъектов персональных данных или иным образом затрагивающее их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
8.7. Обработка персональных данных Оператором включает в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
8.8. Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.
8.9. В случаях необходимости взаимодействия с третьими лицами в рамках достижения целей обработки персональных данных Оператор для достижения целей обработки вправе передавать персональные данные уполномоченным третьим лицам.
8.10. Оператором может создавать общедоступные источники персональных данных (справочники, адресные книги) только с письменного согласия субъекта персональных данных или на основании требований действующего законодательства Российской Федерации.
8.11. Оператор может обрабатывать персональные данные субъектов персональных данных, разрешенные для распространения, на основании отдельно полученного согласия субъекта персональных данных на обработку таких персональных данных. Оператор обеспечивает субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
8.12. Оператор установил следующие условия прекращения обработки персональных данных:
1) достижение целей обработки персональных данных и максимальных сроков хранения;
2) утрата необходимости в достижении целей обработки персональных данных;
3) предоставление субъектом персональных данных или его законным представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
4) невозможность обеспечения правомерности обработки персональных данных;
5) отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных;
6) истечение сроков исковой давности для правоотношений, в рамках которых осуществляется либо осуществлялась обработка персональных данных.
8.13. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
8.14. При осуществлении хранения персональных данных Оператор использует базы данных, находящиеся на территории РФ.
9. Меры по надлежащей организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных
9.1. Оператор при обработке персональных данных принимает все необходимые правовые, организационные и технические меры для их защиты от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении них. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности, следующими способами:
1) назначением ответственного лица за организацию обработки персональных данных;
2) осуществлением внутреннего контроля и/или аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, требованиями к защите персональных данных, локальными актами Оператора;
3) ознакомлением работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, локальными актами в отношении обработки персональных данных и (или) обучением указанных работников;
4) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
5) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;
6) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
7) учетом машинных носителей персональных данных;
8) выявлением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием соответствующих мер;
9) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
10) установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
11) контролем над принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.
9.2. Обязанности работников Оператора, осуществляющих обработку и защиту персональных данных, а также их ответственность, определяются в «Положении об организации обработки и об обеспечении безопасности персональных данных» Оператора.
10. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных
10.1. Права, обязанности и юридическая ответственность лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, установлены Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и «Положением об организации обработки и об обеспечении безопасности персональных данных».
10.2. Назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, и освобождение от указанных обязанностей осуществляется приказом генерального директора Оператора. При назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, учитываются полномочия, компетенции и личностные качества должностного лица, призванные позволить ему надлежащим образом и в полном объеме реализовывать свои права и выполнять обязанности, предусмотренные «Положением об организации обработки и об обеспечении безопасности персональных данных».
10.3. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных:
1) организует осуществление внутреннего контроля над соблюдением Оператором и его работниками законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
2) доводит до сведения работников Оператора положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных или обеспечивает доведение;
3) осуществляет контроль над приемом и обработкой обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей.
10.4. Контактные данные лица, ответственного за организацию обработки персональных данных: ООО «ЭНКА ФЛЕКС ОФИСИЗ», тел. + +7 984 333 78 65, e-mail: hello@flexity.ru, 115 054, Российская Федерация, г. Москва, Павелецкая пл., дом 2, строение 2, этаж 2, комната 11.
11. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
11.1. В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации Оператором, или их обработка должна быть прекращена соответственно.
11.2. Факт неточности персональных данных или неправомерности их обработки может быть установлен либо субъектом персональных данных, либо компетентными государственными органами РФ.
11.3. По письменному запросу субъекта персональных данных или его представителя Оператор обязан сообщить информацию об осуществляемой им обработке персональных данных указанного субъекта.
11.4. Запрос должен содержать:
1) номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных и его представителя,
2) сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе,
3) сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором,
4) подпись субъекта персональных данных или его представителя.
11.5. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.
11.6. Если в запросе субъекта персональных данных не отражены все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
11.7. В порядке, предусмотренном п. 11.3, субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
11.8. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия, персональные данные подлежат уничтожению, если:
1) иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
2) оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или иными федеральными законами
3) иное не предусмотрено иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
12. Ответственность
12.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации, локальными актами Оператора и договорами, регламентирующими правоотношения Оператора с третьими лицами.
13. Доступ к Политике
13.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится по адресу: 115 054, Российская Федерация, г. Москва, Павелецкая пл., дом 2, строение 2, этаж 2, комната 11.
13.2. Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на сайте Оператора в сети «Интернет» по адресу: www.flexity.ru
14. Внесение изменений
14.1. Политика утверждается и вводится в действие генеральным директором Оператора.
14.2. Оператор имеет право вносить изменения в Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата утверждения действующей редакции Политики.
14.3. Политика пересматривается на регулярной основе — один раз в год с момента проведения предыдущего пересмотра Политики. Политика заново утверждается, если по результатам пересмотра в Политику вносятся изменения.
14.4. Политика может пересматриваться и заново утверждаться ранее срока, указанного выше, по мере внесения изменений:
1) в нормативные правовые акты в сфере персональных данных;
2) в локальные нормативные и индивидуальные акты Оператора, регламентирующие организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.
14.5. Все отношения, касающиеся обработки персональных данных, не получившие отражения в настоящей Политике, регулируются согласно положениям законодательства РФ.